Maitriser Outlook, comment faire ?

Vous êtes obligé de travailler avec Outlook alors que c’est la première fois que vous utilisez ce service de messagerie ? Ne paniquez pas car avec de l’implication, vous pouvez maîtriser rapidement les fonctionnalités de cet outil. Pour faciliter les choses, vous pouvez vous informer en ligne ou essayer de découvrir les fonctionnalités par vous-même. En attendant, voici un petit guide qui vous garantit une prise en main aisée.

Organisez de façon automatiques vos mails

Notez que les filtres existent parmi les fonctionnalités d’Outlook, c’est pour vous aider à classer vos mails de façon à trouver rapidement les mails les plus importants. Ainsi, vous pouvez classer automatiquement les messages professionnels dans un dossier spécifique et les messages personnels dans un autre. Vous pouvez également créer un dossier pour les messages publicitaires qui tombent dans votre boîte de réception.

Pour que ce classement soit possible, un petit paramétrage s’impose. Toutes les manipulations se fait dans le bouton « Règles » de l’onglet « Accueil ». La démarche est intuitive et vous risquez de ne pas comprendre. Vous aurez juste à suivre les instructions fournies par l’assistanat pour réussir la manipulation.

Personnalisez l’interface de votre outil de messagerie

Si vous le souhaitez, vous pouvez personnaliser l’apparence de l’interface d’Outlook. Pour ce faire, commencez par modifier l’emplacement de la zone d’affichage prévue pour vos messages. Vous pouvez ensuite déplacer le volet de lecture en fonction de votre goût. Faites en sorte que la liste des dossiers ne prenne pas trop de place. Pour ce faire, vous trouverez l’option « réduit » dans le Volets des dossiers.

Centralisez vos rendez-vous dans Outlook ?

Vous utilisez un agenda format papier pour noter tous vos rendez-vous professionnels ? Sachez que vous pouvez les centraliser directement dans Google Agenda de Outlook. Pour ce faire, vous aurez à importer un calendrier dans Outlook depuis votre navigateur. L’opération ne prend que quelques minutes puis vous pourrez profiter d’un agenda intuitif et facile à prendre en main. Vous ne risquez plus de manquer vos rendez-vous car vous serez averti lorsque les dates de vos rendez-vous sont proches.

Ne ratez pas les nouveaux messages

Une autre technique permettant de profiter de Outlook de façon optimale consiste à le programmer de manière à ce qu’il vous avertit de l’arrivée de nouveaux messages. Après paramétrage, vous recevrez une notification qui prend la forme d’une fenêtre pop-up. Vous saurez immédiatement s’il s’agit ou non d’un message important.

Programmez l’envoi de mail

Il se peut que vous soyez obligé d’envoyer des mails à plusieurs destinataires différents et à des dates différentes. Pour ne pas oublier, vous pouvez rédiger les courriels le même jour pour ensuite programmer leur envoi. Une fois tous les mails écrits et programmés pour l’envoi, vous n’aurez plus qu’à attendre les éventuels retours fait par les destinataires.

Pour que votre compte Outlook soit plus crédible et plus professionnel, mettez une photo à chacun de vos contacts. Si vos partenaires fournissent le logo de leur entreprise, vous pouvez les utiliser pour faciliter l’identification.

D’autres fonctionnalités qui rendent l’utilisation d’Outlook aisée sont également à découvrir sur la plateforme.